Suivi financier des projets: rigueur absolue..

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Un petit sujet rébarbatif mais qui peut-être utile pour les entreprises et les architectes..

L’architecte est garant de la bonne exécution des travaux et des marchés, et il valide donc au fur et à mesure de l’avancement du chantier les situations des entreprises, pour emettre un avis ou certificat de paiement destiné au maître d’ouvrage ( MOA). Le MOA libère ensuite les fonds soit directement en payant l’entreprise, soit les valide pour paiement public par mandat de paiement ( trésoreries principales). Il y a plusieurs règles à respecter pour que tout se passe bien:

Regle 1: ne jamais ( JAMAIS) anticiper des travaux en validant des travaux non effectués. Partir du principe que l’entreprise peut disparaitre le jour même de la réception du paiement, et que la somme payée en trop n’existera plus pour faire les travaux correspondants. Ceci même pour l’entreprise qu’on connait depuis des années ou qui est dans le top 3 français en C.A..
Au sujet des acomptes en marché privé ( souvent 15 à 30%…ceux ci sont donc une avance sur travaux, ne pas payer de situations ensuite tant que 30% d’avancement n’a pas été réalisé…)

Règle 2: être attentifs aux quantités effectuées réellement: ceci exige d’aller sur le chantier. Dans le doute ne pas valider des prestations facturées si l’on n’est pas certain de leur réalisation: ( cf règle 1: toujours en avoir sous la semelle)

Règle 3: ne jamais laisser facturer d’avenants + sans accord écrit du MOA ( avenant signé, fiche modificative, email a défaut…) indiquant clairement qu’il accepte les travaux supplémentaires. Ne pas oublier qu’en marché public aucun travaux ne sera payé hors avenant modificatif par la trésorerie.

Règle 4: Balances moins values plus values: clairement identifier les postes et éviter les accords verbaux chantiers du type:  » y’a moins de carrelage donc vous faite les plinthes en plus dans le même budget »…en effet, à tout moment, même en marché global et forfaitaire, on doit pouvoir identifier dans le projet les prestations réalisées…on ne peut donc pas facturer une prestation non réalisée sous prétexte qu’elle en équilibre une autre. Il faut indiquer les lignes en -values et les lignes en +values distinctement

Règle 5: révisions de prix en marché public: vaste sujet! Les prix sont souvent révisables selon des indices TP ou BT émis par l’Insee avec 1 trimestre de retard, le temps de récupérer les prix à l’échelle nationale…bref, au moment d’établir le certificat de paiement, on utilise des indices provisoires datant du trimestre -1. C’est au moment du DGD que l’on établit idéalement un trimestre après la dernière situation pour permettre d’avoir l’indice final qui fera la balance finale des révisions de prix…Le calcul est une usine a gaz bien sur…bien indiquer aux entreprises de ne pas calculer eux mêmes les indices. On peut s’aider de l’outil en ligne ici qui risque malheureusement de disparaître car l’insee va récupérer cette compétence et centraliser les outils…

Règles 6: retenues de garanties: 5% qui se calculent sur le TTC, sans tenir compte des révisions. Si l’entreprise préfère une garantie bancaire: toujours joindre l’original de cette garantie qui doit préciser les montants garantis. En cas d’avenant au marché, la garantie doit prendre en compte les modifications et donc être mise à jour, sinon effectuer une retenue de garantie sur les montants non couverts ( usine a gaz…)

Règle 7: Signer, dater et viser les situations en notant les avancements, ne pas hésiter a biffer / modifier les situations manuellement.
Conserver en PDF les situations visées, les certificats de paiement, les calculs de révisions, les cautions bancaires, les attestations d’assurances et les DGD signés des entreprises. Si le dossier est bien tenu, on peut le joindre au DOE numérique fourni au MOA avec les plans. Par souci de transparence nous envoyons aux entreprises les situations signées, les certificats et révisions à chaque fois.

Conclusion: l’apprentissage de ces règles d’organisation liées aux marchés publics permet d’acquérir une méthode rigoureuse, efficace, qui trouve son intérêt ensuite en marché privé pour des particuliers permettant une bonne communication et transparence avec ses maîtres d’ouvrages et éviter le coté bricolage trop souvent rencontré…et qui devient très pénalisant en cas de conflit ou d’expertise d’assurance. La même rigueur doit être adoptée pour les comptes rendus de chantier et les réceptions des ouvrages…

A suivre!